GmbH-Gesellschafter-Versammlung: Typische Fehler Teil 2

In unserer Reihe geht es heute um Frist und Form der Einberufung einer Gesellschafterversammlung für eine GmbH. In vielen Fällen werden bei der Einberufung und Durchführung formale Fehler begangen. Die getroffenen Beschlüsse können dadurch unwirksam und anfechtbar sein.

Einberufungsfrist

Oft wird angenommen, dass die Frist zur Einberufung einer Gesellschafterversammlung der GmbH zwei Wochen beträgt. Diese Frist ist tatsächlich häufig in Satzungen (Gesellschaftsvertrag) festgelegt. Das Gesetz jedoch geht von einer 1-Wochen-Frist aus (§ 51 Abs. 1 S. 2 GmbHG). Vorrangig gilt aber die in der Satzung festgelegte Frist. Ist eine Frist durch vertragliche Regelung bestimmt, widerstreiten zwei Gesichtspunkte.

Praxistipp: Es sollte bei einer Einladung zur Gesellschafterversammlung einer GmbH immer in der Satzung überprüft werden, ob dort eine Frist zur Einberufung vereinbart ist.

Dauer der Frist

Beginn und Ende der Frist werden nach dem BGB berechnet. Im gesetzlichen Fall der einwöchigen Einberufungsfrist läuft die Frist an demselben Wochentag ab, an dem die Einladung in der Vorwoche zugestellt wurde. Soll die Gesellschafterversammlung zum Beispiel an einem Mittwoch stattfinden, muss die Einberufung an die Gesellschafter am Dienstag der vorhergehenden Woche zugegangen sein.

Häufig führt eine nicht eingehaltene Frist zu unwirksamen Beschlüssen, die angefochten werden können. Die Einladung sollte daher mit einigen Tagen „Puffer“ versendet werden, damit die Frist auch bei Verzögerungen der Post eingehalten wird. Nach der Ansicht des Bundesgerichtshofes (BGH) kommt es aber nicht auf den tatsächlichen (ggf. verspäteten) Zugang der Einladung an, sondern auf den regelmäßig zu erwartenden Zugang des Einladungsschreibens (BGHZ 100, 264, 268 f.).

Praxistipp: Die Einladung sollte nicht nur mit etwas zeitlichem Spielraum, sondern auch mit einem eingeschriebenen Brief (Rückschein) versendet werden, um Streit über den Zugang der Einladung zu vermeiden. Oder die Übergabe erfolgt persönlich an die/den Gesellschafter, ggf. zusammen mit einem Zeugen.

Form der Einladung

Die Einberufung hat gem. § 51 Abs. 1 GmbHG mit eingeschriebenem Brief zu erfolgen. Diese Form wird in der Satzung häufig gelockert, indem die Schriftform oder die elektronische Form (E-Mail) als ausreichend vereinbart wird.

Praxistipp: Wenn in der Satzung die Schriftform vereinbart wurde, bedeutet dies, dass eine Einladung per E-Mail nicht ausreicht. Die E-Mail-Form sollte daher ausdrücklich in der Satzung genannt sein.

Ferner müssen in der Einladung der Zweck der Versammlung (§ 51 Abs. 2 GmbHG) und – ganz wichtig – die Beschlussgegenstände (§ 51 Abs. 4 GmbHG) genannt sein. Die Beschlussgegenstände müssen so formuliert sein, dass sich die Gesellschafter auf die Erörterung und Beschlussfassung vorbereiten können. Dies soll vor einer Überrumpelung schützen (BGH 25.11.02, II ZR 69/01).

Praxistipp: In der Einladung sollte nicht nur das Thema des Beschlusses, sondern ein konkreter Beschlussvorschlag genannt sein.  Dann kann kein Gesellschafter behaupten, dass er vorher nicht wusste, worüber abgestimmt werden soll.

Versammlung sämtlicher Gesellschafter 

Wenn Fehler bei der Einberufung vorliegen, können grundsätzlich keine wirksamen Beschlüsse gefasst werden.

Lösungsvorschlag bei fehlerhaften Einladungen: Wenn sämtliche Gesellschafter anwesend sind, handelt es sich um eine sogenannte „Universalversammlung“. Dann sollte die Anwesenheit aller Gesellschafter im Protokoll aufgenommen und klargestellt werden, dass alle Gesellschafter trotz eines etwaigen Formverstoßes mit der Durchführung der Gesellschafterversammlung und den Beschlussfassungen einverstanden sind. Bestehen also Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Einladung oder sind die Gesellschafter ganz bewusst spontan zu einer Gesellschafterversammlung zusammengekommen, sollte man die Beschlussfähigkeit schriftlich festhalten. Der Versammlungsleiter sollte vor Eintritt in die Abhandlung der Tagesordnung Folgendes ausdrücklich feststellen und von den anwesenden Gesellschaftern unterschreiben lassen:

„Sämtliche Gesellschafter der Gesellschaft sind anwesend und sind unter Verzicht auf alle Formen und Fristen der Abhaltung einer Gesellschafterversammlung mit der Durchführung der Gesellschafterversammlung einverstanden und folgende Beschlüsse sollen gefasst werden:

  1. …“

(Musterformulierung für das Protokoll einer Gesellschafterversammlung, wenn sämtliche Gesellschafter anwesend oder durch Vollmacht vertreten sind)


Folgende Themen waren Inhalt des Teil 1:

  • Wer ist zuständig für die Einberufung der Versammlung?
  • Wann ist eine Gesellschafterversammlung einzuberufen?

Folgende Themen werden Inhalt des Teils 3:

  • Teilnehmer der Gesellschafterversammlung
  • Wie ist eine Beschlussfassung durchzuführen?

 

Kategorien: Gesellschaftsrecht

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